Der intelligente Wareneinkauf im Hotel

In der Folge SHK 063 wurde im Interview mit Peter Klinger bereits die Digitalisierung der Warenwirtschaft thematisiert. In der aktuellen Podcast-Folge spricht Stefan Bezold über den intelligenten Wareneinkauf im Hotel.

Stefan beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Digitalisierung. Er hatte in seiner Karriere bereits mehrere Führungspositionen in touristischen Tech-Firmen inne und ist seit Jahresbeginn als Vice President bei FutureLog tätig. FutureLog ist ein Unternehmen, das digitale Lösungen für den intelligenten Wareneinkauf von Hotels anbietet. Die Dienstleistungen sind auf verschiedene Säulen aufgebaut, unterstützen den operativen Ablauf und sorgen dafür, Kostenblöcke im Griff zu behalten.

 

 

Kernaussagen des Interviews

  • Die Hotellerie funktioniert anders als beispielsweise ein Achsenhersteller für LKW. Im Hotel gibt es Kühlhäuser, in denen Lebensmittel gelagert werden. Die Lager befinden sich oft an weit entfernten Ecken und verfügen nicht über WLAN.
  • Wenn der Wareneinkauf intelligent gestaltet wird, dann profitiert der Gast davon, dass alle notwendigen Artikel immer vorrätig sind. Wenn der Lagerbestand zur Neige geht, erhält die Einkaufsabteilung eine entsprechende Information. Das geschieht auf Knopfdruck.
  • Wenn eine Hotelkette 150 Betriebe weltweit hat, dann ist es logisch, dass man einen zentralen Überblick darüber haben will, was in den einzelnen Häusern vor sich geht. Das ist ein elementares Anliegen eines Unternehmens, das Filialen unterhält.
  • Auch ein Einzelhotel profitiert davon, dass der ganze Einkauf über eine einzige Plattform abgewickelt wird. Alle Produkte, von Food & Beverage über Non-Food bis hin zu Hygieneartikeln können dort abgebildet werden.
  • Das Programm ist in der Lage, Vorschläge zu machen, aber es führt die Bestellungen nicht automatisiert durch. Dies ist von Seiten der Hotels auch oft nicht gewünscht, denn man möchte die Bestellungen selbst steuern.
  • Bestellprozesse werden effektiver, und ich habe  eine bessere Übersicht über mein Lager. Dadurch spare ich Kosten ein.

Transkript der Podcast-Folge

Marco: Servus Stefan, vielen Dank, dass du dir heute Zeit nimmst, um dich für meinen Podcast als Interviewgast zur Verfügung zu stellen. Ich habe in der Einleitung schon einige Worte zu dir und zum heutigen Thema gesagt, aber sei doch so lieb und stell dich unseren Hörerinnen und Hörern kurz vor. Wer bist du, und womit beschäftigst du dich? #00:01:15-8#

Stefan: Hallo Marco, besten Dank für die Gelegenheit, mich heute in deinem Podcast zu äußern. Mein Name ist Stefan Bezold, und ich bin seit 100 Tagen als Vice President für die FutureLog AG im Amt. Dort bin ich für das deutschsprachige Europa zuständig, also für Deutschland, Österreich und für die Schweiz. FutureLog ist eine hundertprozentige Tochter der Mövenpick Holding. Wir sind eine moderne Plattform für den Hospitality Markt und bieten 750.000 Artikel der verschiedensten Lieferanten an. Unsere Kunden sind vor allem Hotelketten. Das System ruht auf drei Säulen: dem Ordering, also der Bestellfunktion, der Warenwirtschaft und dem Invoicing. Zum Invoicing gehören alle Rechnungen, die im Unternehmen anfallen, sei es in der Zentrale oder in den einzelnen Hotels. Die Rechnungen werden über eine OCR-Erkennung eingelesen, den Lieferscheinen zugeordnet und in der jeweiligen Finanzbuchhaltung vorkontiert. In Österreich ist das gängige Buchhaltungssystem BMD, und in Deutschland arbeitet man meist mit SAP und DATEV. Infor, das Unternehmen, für das ich früher gearbeitet habe, wird vor allem in den Accor-Betrieben verwendet. Diese Software wird von uns angebunden. Insgesamt bin ich schon über zwanzig Jahre im Supplier-Markt tätig.    #00:02:52-5#

Marco: Du beschäftigst dich nahezu dein gesamtes Berufsleben mit der Digitalisierung und bist heute verstärkt im Einkauf, in der Warenbeschaffung und im Invoicing tätig. Warum ist gerade die Digitalisierung im Einkauf so wichtig, und was tut sich heutzutage in diesem Bereich?    #00:03:30-2#

Stefan: In den letzten Jahren hat sich sehr viel bewegt. Im Jänner 2020 haben alle von den Golden Twenties geträumt, analog zu den 20er Jahren des vergangenen Jahrhunderts. Aber es kam alles anders. Ein kleines Virus hat sich ausgebreitet, und viele Träume sind zerplatzt. Im Rahmen der Covid-19-Pandemie haben allein in Deutschland 160.000 Mitarbeiter die Branche verlassen, darunter Servicemitarbeiter, Köche, E-Commerce-Fachleute oder Angestellte in der Einkaufsabteilung. Viele Mitarbeiter sind einfach nicht mehr da. Die Digitalisierung hilft uns, Prozesse effizienter und schlanker zu machen und persönliche Manpower zu ersetzen. Damit verbessern wir auch den Service für den Gast, lösen interne Kostenblöcke auf und können Dienstleistungen günstiger anbieten.      #00:05:17-7#

Im Bereich der Digitalisierung von Public Management und Revenue Management ist von Seiten der Hotellerie in den letzten Jahren sehr viel investiert worden. Cloud-Lösungen sowie Multi-Property-Lösungen sind entstanden, und das Revenue Management wurde eingeführt. Die Verbesserungen sind klar ersichtlich, obgleich es hinter den Kulissen noch viel Aufholbedarf gibt.    #00:06:01-5#

Marco: Unsere Branche hat die Digitalisierung in allen Bereichen sehr stark vorangetrieben. Das nimmt der Gast wahr, denn die Leistungen werden effizienter und günstiger. Wie du bereits erwähnt hast, erfolgen diese Schritte aus der Notwendigkeit des Personalmangels heraus. Bei allem, was im Hintergrund läuft, schaut es jedoch nicht ganz so gut aus. Wir befinden uns in Zeiten einer Inflation. Wareneinsätze steigen, Handelsspannen werden geringer, und da ist es logisch, Abläufe mit Hilfe von Digitalisierung verbessern zu wollen. FutureLog kümmert sich um die drei Kernbereiche Bestellung, Warenwirtschaft und Invoicing. Ich nehme an, dass ihr Preise vergleicht und mit bevorzugten Händlern zusammenarbeitet. Wie wirken sich eure Dienstleistungen auf den Gast aus? #00:06:58-4#

Stefan: Der Gast profitiert davon, dass alle notwendigen Artikel immer vorrätig sind. Wenn der Lagerbestand zur Neige geht, erhält die Einkaufsabteilung eine entsprechende Information. Das geschieht auf Knopfdruck. Dadurch hat man immer einen aktuellen Überblick darüber, welche Lebensmittel und Getränke im Keller vorrätig sind. Das ist das Entscheidende, denn so stellen wir sicher, dass genug Schnitzel im Kühlschrank vorhanden sind, wenn das Schnitzel auf der Speisekarte steht.    #00:07:48-7#

Marco: Das bedeutet, dass die Lagerbestände ständig automatisiert werden.    #00:07:51-0#

Stefan: Genau, sie werden ständig verfolgt und auf dem neuesten Stand gehalten. Der nächste Vorteil ist die Übersichtlichkeit, denn die Systeme sind auf einer einzigen Plattform zusammengefasst. Wir sehen uns als B2B, als Business-to-Business-Dienstleister im Hospitality-Bereich und bieten eine Art Amazon für die Hotellerie an. Die Software ist sehr einfach zu bedienen. Es sind keine umfangreichen Schulungen nötig, um einen Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, 20 Kilo Rinderfilet zu bestellen. Unsere Programme arbeiten mit einer Cloud, das heißt, es ist keine Installation vor Ort nötig. #00:08:38-9#

Der dritte wichtige Punkt die Affinität zu Microsoft. Das System arbeitet mit einer SQL-Datenbank und wird zentral auf den Microsoft-Datencentern in Europa gehostet, und zwar in Amsterdam, einem der größten und sichersten Serverstandorte. Uns ist sehr wichtig, dass die Hotelketten von einer starken und stabilen Lösung profitieren.    #00:09:11-8#

Marco: Du hast gesagt, dass hinter FutureLog die Mövenpick-Gruppe steht, also eine Hotelkette. Welchen Einfluss hat der Status eines Hotels auf die digitale Warenwirtschaft? Welche Unterschiede gibt es zwischen privaten Häusern und großen Ketten?    #00:09:32-2#

Stefan: Hotelketten sind natürlich anders aufgestellt als kleine Häuser. In den großen Unternehmen gibt es eigene Einkaufsabteilungen. In einer dieser Abteilung ist Ende der Neunzigerjahre FutureLog entstanden, und zwar aus der Mövenpick Hotelkette und den Marché Restaurants heraus. Wir haben in Österreich etliche Marché Restaurants, die Kunden von mir sind und gleichzeitig auch Kollegen. Das System ist sehr praxisorientiert aufgesetzt und hat sich ständig weiterentwickelt.    #00:10:07-1#

Wenn eine Hotelkette 150 Betriebe weltweit hat, dann ist es logisch, dass man einen zentralen Überblick darüber haben will, was in den einzelnen Häusern vor sich geht. Das ist ein elementares Anliegen eines Unternehmens, das Filialen unterhält.    #00:10:30-4#

Marco: Der große Vorteil ist, dass man die Betriebe untereinander vergleichen und benchmarken kann, um die Verwaltung zentral zu organisieren. Ein Privathotelier profitiert wahrscheinlich erst ab einer gewissen Größe, weil er den Einkauf dann effizienter gestalten kann und bessere Preise bekommt.    #00:10:50-1#

Stefan: Das ist genau der Punkt. Auch ein Einzelhotel profitiert davon, dass der ganze Einkauf über eine einzige Plattform abgewickelt wird. Alle Produkte, von Food & Beverage über Non-Food bis hin zu Hygieneartikeln können dort abgebildet werden. Außerdem ist es ein großes Plus, wenn der Bestellprozess effizient abgewickelt wird. Wenn man davon ausgeht, dass ein einziger Bestellvorgang Kosten von 40,- bis 60,- Euro verursacht, kann man sehr viel einsparen. Das sind die Hauptargumente für die Einführung unseres Systems.    #00:11:39-0#

Die Nachfrage ist trotz Corona und Ukraine-Krise weiterhin vorhanden, weil hier noch Kostenpotenziale gehoben werden können, die vorher nicht notwendig gewesen sind. Es ist ein wichtiger Punkt, dass man die Digitalisierung als Möglichkeit sieht, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten.     #00:12:08-1#

Marco: Gerade die Kostenblöcke und das Einpreisen der steigenden Kosten sind Herzensanliegen, über die man sich in der Praxis viel zu wenig Gedanken macht. Oft geht es nur darum, wie man Preise und Erträge steuern kann. Auf die Kosten wird viel zu wenig geachtet. Das ist ein ganz wichtiger Ansatz. Welche Skepsis wird dir von Seiten der Hoteliers entgegengebracht, wenn es um die Digitalisierung der Warenwirtschaft geht? Gibt es Hemmschwellen oder Herausforderungen, mit denen ihr immer wieder konfrontiert seid?    #00:12:46-4#

Stefan: Ja, es gibt immer Hemmschwellen. Es liegt in der Natur in des Menschen, dass er bei neuen Systemen vorsichtig ist. Immer wieder höre ich zum Beispiel das Argument, dass es nötig ist, Mitarbeiter anzulernen. Ein wichtiger Punkt ist auch, dass die Lieferanten mitziehen müssen. Sie benötigen eine gewisse Infrastruktur und Affinität zur IT. Das Minimum an Anforderungen, um einen Lieferanten auf die Plattform aufzuschalten, ist ein Excel-File. Auch der kleine Bäcker oder der Gemüsehändler um die Ecke muss ein Excel-File mit seinen Artikellisten und Produktnamen, mit Preisen und Gebindegrößen liefern können.    #00:14:01-2#

Marco: Das ist auf jeden Fall zumutbar.    #00:14:04-8#

Stefan: Das ist definitiv zumutbar. Außerdem gibt es derzeit einen Trend zum regionalen Kauf. Teilweise beziehen die Hotels ihre Ware sogar direkt bei den Bauern. Mit unserer offenen Plattform können wir alle Lieferanten anbinden. Wir verwenden API-Interfaces, den Standard des Application Programming Interface. Auf der anderen Seite zu den Lieferanten hin gibt es das OCI Open Catalogue Interface. Darüber können bis zu 150.000 Artikel auf die Plattform geladen werde. Es ist wichtig zu wissen, dass wir hier Standards verwenden, um verschiedene Größen zu verbinden.    #00:15:17-9#

Nehmen wir als Beispiel Coca-Cola. Das Getränk gibt es in verschiedenen Mengen: 0,2 im Glas, 0,3 im Glas und in der Flasche als 0,5 und 1 Liter. Diese Angaben müssen bei der Bestellung der Kästen berücksichtigt werden, inklusive der Pfandrückgabe. Immer wichtiger werden auch Informationen aus dem Food-Bereich, zum Beispiel, ob ein Lebensmittel glutenfrei ist oder ob es irgendwelche Bio- oder Nachhaltigkeitszertifikate hat. Diese ganzen Daten ermöglichen es, dem Gast eine hohe Transparenz zu bieten. #00:16:06-5#

Marco: Du sprichst die Information über Allergene, Nachhaltigkeit und Regionalität an. Welchen Stellenwert nimmt die Ökologie im weitesten Sinne bei euch ein? Gibt es KI-bedingte Vorschläge zu Produkten, die bezogen werden sollen? Kann ich meine Auswahl eingrenzen? Du hast erwähnt, dass das Programm ähnlich wie Amazon funktioniert. Wie kann ich mir die Vorschläge oder Filterkriterien vorstellen?    #00:16:39-6#

Stefan: Die Künstliche Intelligenz ist im System fest verankert, und neben der cloudbasierten Lösung bieten wir eine App an. Die Hotellerie funktioniert anders als beispielsweise ein Achsenhersteller für LKW. Im Hotel gibt es Kühlhäuser, in denen Lebensmittel gelagert werden. Die Lager befinden sich oft an weit entfernten Ecken und verfügen nicht über WLAN. In diesen Fällen ist die App eine sehr gute Alternative, denn sie arbeitet offline mit Hilfe einer Sprachsteuerung und mit einem Barcode Reader.      #00:17:47-1#

Beim Thema Regionalität kann das Hotel die Daten selbst vorgeben. Wir binden alle Lieferanten ein, die uns genannt werden. Große Hersteller sind oft in der Lage, die Rechnungsvorlagen per EDIFACT-Format zu liefern. Das ist das Modernste, was es momentan am Markt gibt. Für den einzelnen Hotelbetrieb gilt es, passende Partner auszuwählen, mit denen man reibungslos zusammenarbeiten kann.    #00:18:45-1#

Marco: Bleiben wir bei der Künstlichen Intelligenz. Du hast erklärt, dass auch die Lagerbestände getrackt werden. Wahrscheinlich gibt es dafür bestimmte Mindestanforderungen an das Lager, Auslastungsschwankungen müssen berücksichtigt werden und so weiter. Kann euer System die Waren automatisch bestellen oder wird mir nur angezeigt, wann etwas zur Neige geht?    #00:19:07-9#

Stefan: Momentan ist das noch nicht möglich, aber wir arbeiten an der Entwicklung einer solchen Funktion. Wir haben ein Konzept, eine Road Map für den Ausbau unseres Systems. In Europa sind die Bestellprozesse relativ einfach, und das Programm ist in der Lage, dem Bediener ein Limit setzen. Will er mehr bestellen als erlaubt, muss er eine andere Person um Erlaubnis fragen. In anderen Erdteilen, zum Beispiel in Middle East ist es so, dass in der Einkaufsabteilung eines Hotels wesentlich mehr Mitarbeiter angestellt sind. Das liegt daran, dass das Personal dort günstiger ist. Hier gibt es mehrere Aktualisierungsstufen, und der Bestellprozess läuft anders ab. Ein globales System wie unseres muss solche unterschiedlichen Anforderungen abbilden können.    #00:20:18-7#

Das Programm ist in der Lage, Vorschläge zu machen, aber es führt die Bestellungen nicht automatisiert durch. Dies ist von Seiten der Hotels auch oft nicht gewünscht, denn man möchte die Bestellungen selbst steuern. Irgendjemand soll verantwortlich dafür sein, denn es geht um Kosten. Gerade in den schwierigen Zeiten, wie wir sie seit zwei Jahren durchlaufen, muss eine Bestellung abgesegnet werden. Das ist eine Frage des Cashflows, und von daher ist eine Automation oft gar nicht gewollt, weil ein Mensch weiterhin die Entscheidung über eine Geldausgabe treffen soll.    #00:21:03-7#

Marco: Ich kann mir nicht vorstellen, den kompletten Wareneinkauf zu automatisieren, aber für einige Standardprodukte wäre es sicher praktisch, einen festen Lagerbestand zu haben. Ein entsprechendes Programm wäre eine perfekte Unterstützung.    #00:21:19-1#

Stefan: Es gibt bereits automatisierte Bestelllisten, die mit dem Verbrauch gekoppelt sind. Das heißt, zu einem festen Zeitpunkt, sagen wir, jeden Montag, kann man Bestellungen turnusmäßig aufgeben. Das kann das System zwar, aber vollkommen automatisiert ist es noch nicht.    #00:21:52-0#

Marco: Der zukünftige Wareneinkauf funktioniert digital. Das System hat Schnittstellen zu allen Lieferanten, und alle Listen sind online verfügbar. Wie wird dann das Verhältnis zu Lebensmittelgroßmärkten sein? Funktionieren sie nur noch als Zwischenlager oder werden sie obsolet?    #00:22:26-4#

Stefan: Die wird es nach wie vor geben. Ich möchte ein Beispiel aus Thailand nennen, aus unserem Büro in Bangkok. Dort arbeiten wir mit lokalen Fischhändlern zusammen, die ihren Fisch an die Hotels liefern. Auch diese Kleinlieferungen können im Prozess eingebunden werden. Die Regionalität wird immer wichtiger, und das unterstützen wir. Bei IT ist es generell wichtig, dass man seine Kernprozesse kennt und sich den passenden Softwarepartner heraussucht, der mindestens 80 Prozent seiner Prozesse standardmäßig abdecken kann. Es gibt dann nur noch 10 bis 20 Prozent, wo man nachjustieren oder manuell etwas eintragen muss. Das wird immer so sein. Wenn 80 Prozent der Abläufe automatisiert funktionieren, dann ist das wunderbar.    #00:23:39-0#

Dadurch steigt die Transparenz. Die Bestellprozesse werden effektiver, und ich habe  eine bessere Übersicht über mein Lager. Dadurch spare ich Kosten ein. Aktuell kämpft unsere Branche, besonders in Europa, mit den drei großen Herausforderungen Klimawandel, Mitarbeitermangel und dem unsäglichen Krieg in der Ukraine, der dazu führt, dass die Energiepreise brutal nach oben gegangen sind. Die Energiepreise haben Auswirkungen auf alles. Wenn der Diesel 2,30 Euro pro Liter kostet, dann müssen auch die Lieferanten ihre Preise erhöhen. Aus diesen Gründen müssen wir mehr als zuvor auf den Einkauf schauen, weil die Beschaffungspreise insgesamt steigen werden.    #00:24:44-9#

Dazu kommt die Inflation, die bis zu 7 Prozent beträgt. Das alles muss abgefangen werden, und deshalb müssen die Preise zwangsläufig erhöht und an den Gast weitergegeben werden. Die Margen sinken, und die Hotels können nicht mehr kostendeckend arbeiten.    #00:25:07-2#

Marco: Die Frage ist, in welchem Umfang man die Preise weitergeben kann und an welcher Stelle ich die perfekte Schnittstelle finde zwischen Kosteneinsparung und Preiserhöhung. An diesen beiden Stellschrauben wird man drehen müssen. Das sind viele Punkte, bei denen Programme wie FutureLog perfekt unterstützen können. Wenn du deine Road Map zu Ende denkst, was ist die Vision von FutureLog? Wo steht ihr in fünf oder zehn Jahren? #00:25:37-8#

Stefan: Von unserer Holdingstruktur her haben wir ganz klare Ziele, die wir angehen wollen. Wir möchten auf dem Weltmarkt zu den größten Anbietern einer B2B-Plattform im Hospitality-Bereich gehören. Neben FutureLog gibt es noch einen weiteren großen Anbieter in den USA. Wir sind ein Unternehmen, das die Pandemie in den letzten zwei Jahren genutzt hat, um neue Büros zu eröffnen, zum Beispiel in Dubai für den Raum Middle-East, in Bangkok und in Vietnam für den asiatischen Raum, in Sydney für den fünften Kontinent und jetzt auch neu seit sechs Wochen in Paris in Sichtweite zum Accor-Tower. Accor ist unser größter Kunde und rollt mit uns das System weltweit aus.    #00:26:38-7#

2018 war ein sehr wichtiges Jahr für uns, als die Mövenpick-Hotels an Accor verkauft wurden. Nach der Übernahme hat Accor die großen Vorteile des Ordering-Tools von Mövenpick entdeckt, nämlich FutureLog, und wir haben einen weltweiten Rahmenvertrag für die Accor Hotels abschließen können. Die vergangen zwei Jahre haben wir genutzt, um die Infrastruktur aufzubauen. In 2027/2028 wollen wir unter den größten drei Playern sein.    #00:27:23-5#

Marco: Das ist eine sehr schöne Geschichte von einem System, das in der Mövenpick-Gruppe genutzt wurde und über Accor hin zu einer offenen Lösung für die gesamte Branche wurde. Ein idealer Weg, wie man aus einer Best Practice ein marktfähiges Produkt gestalten kann.    #00:27:40-4#

Stefan: Berthold Brecht sagte, „Moral muss man sich leisten können“, und das gilt auch für Investitionen. Wir sind in der glücklichen Lage, einen starken Mutterkonzern zu haben, der diese Vision aktiv unterstützt und der auch an der Entwicklung beteiligt war. Das ist in den heutigen Zeiten immens wichtig.    #00:28:07-8#

Über Stefan Bezold

Stefan Bezold ist seit Anfang 2022 Vice President Sales für die DACH-Region bei der FutureLog Europe GmbH. Er verantwortet den kompletten direkten und indirekten Vertrieb, den Ausbau und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten und Suppliern im deutschsprachigen Europa und ist gern gesehener Gastdozent an vielen Internationalen Hotelfach- und Fachhochschulen, um über neueste Technologien in der Hospitality Industry zu berichten.
Er hat Allgemeine Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Informatik an der Georg-Simon-Ohm Fachhochschule in Nürnberg studiert und einen Abschluß als Diplom Betriebswirt (FH) und ist ehrenamtlich bei der HSMA Deutschland e.V. als gewählter Regionaldirektor Chapter Süd aktiv.
Als junger Vertriebsmann bei der damaligen hogatex Software GmbH lernte er das Projektgeschäft von der Pike auf. Es folgten langjährige Führungspositionen bei Amadeus und Infor Hospitality, wo er als Executive Sales Director für die DACH-Region und Mittel- und Osteuropa zuständig war.

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