Selbstmanagement als Erfolgsfaktor

In der letzten Podcastfolge wurden die Anforderungen an den Hotel-CEO der Zukunft thematisiert. Im Fokus standen vor allem Wissensmanagement und Kompetenzbedarf. Gerade in volatilen Zeiten bedarf es aber auch eines entsprechenden Selbstmanagements.

Selbstmanagement bedeutet zunächst, seine Zeit gut und ausgewogen einteilen zu können. Viele Führungskräfte machen den Fehler, dass sie einzelne Lebensbereiche sehr forcieren und andere vernachlässigen. Gutes Selbstmanagement heißt auch produktiv, effizient und effektiv zu sein. Dazu gehören Skills für eine gute Planung und Umsetzung. Menschen, die sehr gut in die Umsetzung kommen und dabei noch genug Zeit für sich selbst finden, haben einen Vorsprung gegenüber anderen.

Um die Wichtigkeit von Selbstmanagement als Führungskraft professionell zu erarbeiten, wurde Selbstmanagement-Experte Thomas Mangold zum Interview geladen.

Im Interview ging es dabei unter anderem um folgende Themen:

• Zeitmanagement vs. Selbstmanagement
• Stress & Überlastung
• Aufgabenplanung und Prioritäten setzen (Eisenhower-Matrix)
• Nein-sagen
• Zielsetzung
• Delegieren
• Motivation
• Pausen-Planung
• Freizeit, Familie und Arbeit
• Wie in die Umsetzung kommen?

Gerade jetzt in dieser schwierigen, herausfordernden Zeit ist die Stärkung der eigenen Person daher essentiell. Wer ein gutes Selbstmanagement hat, ist klar im Vorteil, und zwar ganz besonders in diesen volatilen Zeiten, die uns viel Flexibilität abverlangen.

Transkript dieser Podcast-Folge

Marco: Hallo Thomas, ich freue mich, dass du heute im Podcast zu Gast bist. #00:01:00-6#

Thomas: Hallo Marco, vielen Dank für die Einladung. Ich freue mich, dass ich hier sein darf. #00:01:02-9#

Marco: Gleich vorweg: Wer bist du, was machst du, und warum darf ich dich zu Recht als „Selbstmanagement Guru“ bezeichnen? #00:01:10-0#

Thomas: Ich beschäftige mich schon sehr lange mit dem Thema Selbstmanagement und bin seit Jahren als Trainer, Autor, Speaker und Podcaster unterwegs. Wer ein gutes Selbstmanagement hat, ist klar im Vorteil, und zwar ganz besonders in diesen volatilen Zeiten, die uns viel Flexibilität abverlangen. #00:01:42-3#

Marco: Steigen wir gleich ins Thema ein. Was bedeutet Selbstmanagement für dich persönlich? #00:01:47-6#

Thomas: Selbstmanagement bedeutet zunächst, seine Zeit gut und ausgewogen einteilen zu können. Viele Menschen machen den Fehler, dass sie einzelne Lebensbereiche sehr forcieren und andere vernachlässigen. Gutes Selbstmanagement heißt auch, produktiv, effizient und effektiv zu sein. Dazu gehören Skills für eine gute Planung und Umsetzung. Menschen, die sehr gut in die Umsetzung kommen und dabei noch genug Zeit für sich selbst finden, haben einen Vorsprung gegenüber anderen. Das ist meine Definition von gutem Selbstmanagement. #00:02:32-0#

Marco: Du hast zwei wichtige Themen angesprochen, nämlich die Effizienz und die Produktivität. Im Bereich Tourismus und Hotellerie bedeutet Produktivität, eine hohe Auslastung und zufriedene Gäste zu haben sowie einen hohen Umsatz zu erzielen. Daran messen wir uns. Doch dieser Anspruch führt sehr oft zu Stress und Überlastung. Das war ganz besonders im vergangen Jahr 2020 der Fall. Viele mussten ihre Geschäfte schließen und einen Weg finden, wie sie ihre Mitarbeiter weiterbeschäftigen können. Vielleicht haben wir dabei vergessen, auf uns selbst zu schauen. Oft denken wir, dass wir lediglich unsere Zeit besser einteilen müssten. Aber was ist der Unterschied zwischen Zeit- und Selbstmanagement? #00:03:21-4#

Thomas: Das Zeitmanagement ist Teil des Selbstmanagements, zu dem noch sehr viel mehr dazugehört. Wenn ich ein gutes Zeitmanagement habe, dann bin ich in der Lage, meine Zeit gut einzuteilen und effizient zu planen, aber zum Selbstmanagement gehört auch die Regeneration, die nichts mit dem Zeitmanagement zu tun hat. Selbstmanagement ist der Blick auf das große Ganze, sozusagen die Makro-Perspektive, und das Zeitmanagement ist die Micro-Perspektive. Beides ist natürlich sehr wichtig, und zwar bezogen auf alle Bereiche des Lebens, egal ob Beruf oder Freizeit. Wenn ich in einem meiner Lebensbereiche überlastet bin, dann wirkt sich das automatisch auf alle anderen Lebensbereiche aus. Deswegen ist der ganzheitliche Ansatz des Selbstmanagements so wirksam. #00:04:31-8#

Marco: Danke für die einführende Erklärung. Unsere Branche liebt ihre Jobs, und ein Hoteldirektor ist zu 100 Prozent Hoteldirektor. Du hast bereits das Thema Freizeit angesprochen, und dass es wichtig ist, sich um sich selbst zu kümmern. Als Gastgeber können wir unseren Gästen nur dann wahre Freude schenken, wenn es uns selbst gut geht. Die Stärkung der eigenen Person ist von zentraler Bedeutung, gerade in diesen herausfordernden Zeiten. Dabei ist das positive Mindset ein entscheidendes Stichwort. Die Frage ist, wie wir dieses Mindset beeinflussen können. Wie können wir steuern, welche Gedanken die Oberhand gewinnen, in Zeiten, in denen der ganze Markt schwankt und es uns eigentlich nicht gut gehen darf? #00:05:40-3#

Thomas: Das ist eine spannende Frage. Ich liebe ebenfalls meine Arbeit und bin deshalb kein großer Fan der Work-Life-Balance. Der Ausdruck bedeutet für mich, dass „Work“ das Schlechte und „Life“ das Gute ist. Jeder weiß, dass es Sprint-Phasen gibt, während denen ich Gas geben und über mein Limit hinausgehen kann. Ein Auto kann ich zwar im roten Tourenbereich fahren, aber nicht zwei Stunden lang. Genauso wenig kann ein Mensch zwei, drei oder vier Monate lang einen 20-Stunden-Tag durcharbeiten. Irgendwann fällt das Kartenhaus zusammen, beim einen früher, beim anderen später. #00:06:25-7#

Deshalb sollte man rechtzeitig darauf schauen, „dass man es hat, wenn man es braucht“. Das ist ein Werbespruch einer Bausparkasse, der regelmäßig zum Jahreswechsel hervorgeholt wird. Wir sollten darauf achten, im Gleichgewicht zu sein. Natürlich muss ich mich als Hoteldirektor um meine Gäste und um das Personal kümmern und alles im Überblick behalten. Das Wichtigste ist jedoch, dass ich weiß, welches Zeitbudget mir für die einzelnen Bereiche zur Verfügung steht. Das gilt ebenfalls für das Business und für meine Freizeit gleichermaßen. Wie viel Zeit habe ich für die Gästebetreuung, für die Personalverwaltung und für die administrativen Arbeiten? Wer sein Zeitbudget nicht kennt, der bekommt sehr schnell Probleme bei der Planung. #00:07:21-7#

Laut einer Studie teilen sich Führungskräfte wie etwa Hoteldirektoren montags mehr Aufgaben für den Tag ein, als sie die ganze Woche schaffen können. Das führt natürlich zu Frustrationen. Entgegenwirken kann man diesem Dilemma, indem man sich genau überlegt, wie viel Zeit man welchem Bereich seines Lebens geben will. Dazu gibt es eine Metapher, die so genannte „Insel-Metapher“. Du bist als Gärtner auf verschiedenen Inseln tätig und kannst nur eine bestimmte Insel pflegen, wenn du deine Arbeit gut machen willst. Die anderen vernachlässigst du dadurch. Zu ihnen fährst du nur, wenn ein Feuer gelöscht werden muss. Dann bist du lediglich ein Feuerlöscher, der kommt, wenn es brennt, und das ist ganz sicher nicht der Sinn der Sache. Du gehst, bildlich gesprochen, von einer Krise zur anderen. Dieser Situation kannst du entfliehen, indem du gut und rechtzeitig planst. Einige Kleinigkeiten bewirken dabei oft Wunder. Zeit- und Selbstmanagement sind nicht so schwer, wie man denkt. Oftmals reicht es schon, wenn ich an wenigen Stellschrauben drehe, um gute Fortschritte zu erzielen. #00:08:20-0#

Marco: Ressourcenplanung, Zeitbudgets und Priorisierung der eigenen Aufgaben, mit diesen Themen setzt du dich in deinem Podcast auseinander, den ich gerne in die Show Notes verlinken werde. Ein gutes Hilfsmittel für das Selbstmanagement ist die Eisenhower Matrix, die uns hilft, dringende und wichtige Aufgaben zu definieren. Wenn wir auf das vergangene Jahr blicken, dann erkennen wir, dass viele unvorhergesehene Dinge passieren können. Ich kann meine Zeitbudgets noch so gut kennen, aber wenn meine Gäste ausbleiben und die Liquidität auf der Kippe steht, dann muss ich meine Pläne über den Haufen werfen. Woran halte ich mich in einer solchen Situation? #00:09:05-0#

Thomas: Nichts ist in Stein gemeißelt, und ich muss mich natürlich den Gegebenheiten anpassen. Wenn ich mir normalerweise eine Stunde pro Tag Zeit für die Bearbeitung von E-Mails nehme, dann muss ich den Fokus natürlich ändern, wenn etwas dazwischenkommt. Während der Krise waren auch bei mir viele Bereiche betroffen, und ich musste flexibel entscheiden, welcher Bereich Priorität erhält. Ich sehe das Problem jedoch darin, dass viele Menschen nicht zwischen wichtig und dringend unterscheiden können. Du hast bereits die Eisenhower Matrix angesprochen. Sie besteht aus den vier Quadranten „wichtig und dringend“, „wichtig, aber nicht dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“ und „weder dringend noch wichtig“. Idealerweise agiere ich in den Quadranten, wo es wichtig, aber nicht dringend ist. Dass dieses Modell nicht immer einwandfrei funktioniert, besonders nicht in einer Krise, ist klar. Aber auch wenn Unvorhergesehenes auf uns hereinbricht, sollten wir nicht selbstverschuldet in die „Wichtig-und-dringend-Abteilung“ kommen, denn dann wird es problematisch. In dieser Abteilung habe ich viel Stress und bin fehleranfällig. Wenn ich meine Aufgaben gut aufteile, arbeite ich sie idealerweise ab, so lange sie wichtig, aber noch nicht dringend sind. #00:10:32-8#

Marco: Oft neigen wir dazu, alles als wichtig und dringend anzusehen. Und gerade als touristische Führungskraft merke ich das sehr oft, wenn ich mit Kunden spreche. Hast du einen Tipp für eine bessere Einteilung? #00:10:48-3#

Thomas: Es gibt eine einfache Frage, die dir hilft, Prioritäten zu setzen. Sie lautet: Welche meiner Aufgaben bringt mich meinem Ziel am nächsten? Bei der Beantwortung dieser Frage erkenne ich, was wirklich wichtig ist. E-Mails beispielsweise können niemals dringend sein. Beat Bühlmann, der ehemalige Europa-Manager von Evernote, hat einmal auf einem Vortrag in den Saal hineingefragt: „Wer von Ihnen schreibt der Feuerwehr eine E-Mail, wenn es brennt?“ Ganz klar, wenn es brennt, dann greift man zum Telefonhörer und ruft an! Deshalb sollte ich mit meinen Mitarbeitern klare Kommunikationsregeln festlegen. Wenn es wichtig und dringend ist, erwarte ich einen Anruf, und für alles andere reicht eine E-Mail. Wenn ich diese Regel implementiere, dann kann ich guten Gewissens meine E-Mail nur zu festen Zeiten einsehen und muss das Postfach nicht ständig geöffnet haben. In jeder E-Mail steckt eine Aufgabe. Die ist jedoch oft nicht wichtig, sondern höchstens dringend. #00:12:20-2#

Marco: Das erinnert mich an deine Podcastfolge, die sich mit dem Thema Nein-Sagen beschäftigt hat. Wir neigen dazu, allen Anfragen gerecht werden zu wollen, sei es von Gästen oder von Mitarbeitern. Das führt besonders in der Hotellerie zu vielen Überstunden bei den Führungskräften. Wie wichtig ist deiner Meinung nach das Nein-Sagen? #00:12:46-0#

Thomas: Es ist enorm wichtig, denn jedes Mal, wenn du „Ja“ zu etwas sagst, sagst du gleichzeitig „Nein“ zu etwas Anderem. Wenn ich einem Anliegen nachgebe, dann muss ich mir klar darüber werden, was stattdessen liegenbleibt, und zwar heute, diese Woche oder sogar für immer. Wenn ich es schaffe, diesen Konflikt zu hinterfragen, dann werde ich öfter Nein sagen. Es ist nichts Schlechtes, Nein zu sagen, die Frage ist lediglich, auf welche Art und Weise ich es mache. #00:13:35-9#

Dabei ist die Ja-Nein-Ja-Methode hilfreich. Ja, vielen Dank, dass du an mich herangetreten bist. Nein, ich kann dir nicht helfen, aber Ja, ich habe eventuell jemand, der dir helfen kann. Als Hoteldirektor habe ich sicher gutes Personal, an das ich Aufgaben delegieren kann. Und das ist ein Schlüsselelement. #00:13:51-9#

Marco: Damit kommen wir gleich zum nächsten Thema, dem Delegieren. Das richtige Delegieren ist immer ein Miteinander. Siehst du das auch so? #00:14:05-7#

Thomas: Ja, auf jeden Fall. Es ist ein Miteinander, aber wenn das Delegieren nicht funktioniert, dann liegt das meist an der Person, die delegiert hat. Klar, es gibt Mitarbeiter, die in gewissen Bereichen nicht stark sind, und in diesem Fall sollte ich die Aufgabe einer anderen Person übertragen. Die Erfahrung hat mich gelehrt, dass man das Delegieren ernst nehmen muss. Wenn du einen Auftrag erteilst, dann muss sich die Person, die die Arbeit ausführen soll, klar darüber sein, wie das Ergebnis aussehen soll. Daran scheitert es oft, weil dem Mitarbeiter das Hintergrundwissen fehlt, das man selbst hat. #00:15:08-0#

Deswegen empfehle ich allen Führungskräften und Mitarbeitern, ein Firmen-Wiki anzulegen, eine Art Kompendium zu allen internen Prozessen, die standardisiert ablaufen. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan hilft, dass nichts in Vergessenheit gerät, und er sorgt dafür, dass alle das nötige Hintergrundwissen haben. Mit einer Checkliste im Rücken kann man Aufgaben an alle Mitarbeiter übertragen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter krank werden oder das Unternehmen verlassen. Mit dem Wiki bleibt das Wissen im Unternehmen. Deshalb sollte ich meine Mitarbeiter dazu anhalten, alle Schritte, die sich standardisieren lassen, in einer Liste oder als Video Tutorial festzuhalten. Ich kann mir vorstellen, dass diese Vorgehensweise gerade für Hoteldirektoren ein gutes Werkzeug sein kann, weil die Fluktuation im Tourismus teilweise hoch ist. #00:15:59-0#

Die Kunst des Delegierens ist, dass eine Arbeit ohne ständige Rückfragen erledigt werden kann. Und dafür ist derjenige verantwortlich, der die Aufgabe delegiert. Das Firmen-Wiki ist dabei ein hilfreiches Instrument. #00:16:34-8#

Marco: Es reicht nicht, eine E-Mail kommentarlos weiterzuleiten, sondern es sollte eine Zielsetzung klar formuliert werden oder im Idealfall bereits Standards geschaffen sein, die eine Aufgabenbewältigung klar eingrenzen. #00:16:51-6#

Thomas: Ich kann die Mail mit Stichpunkten zur Beantwortung weiterleiten, und der Mitarbeiter formuliert die Antwort aus. Aber das Ergebnis muss vorher klar sein. Welche Antwort erwarte ich auf die Reklamation eines Gastes? Wenn alle wissen, welcher Standard gilt, dann wird der Mitarbeiter die Antwort bald selbst formulieren können. #00:17:28-1#

Marco: Danke, Thomas. Ein weiteres großes Kapitel ist die Zielsetzung. Du hast bereits erwähnt, dass die Visionen uns den Weg weisen. In der Hotellerie ist eine hohe Auslastung und ein guter Umsatz das Ziel. Persönliche Planungen rücken dabei oft in den Hintergrund. Welche Tipps hast du für eine sinnvolle Zielsetzung, und wie unterscheidest du zwischen kurzen, mittelfristigen und langfristigen Zielen? #00:18:10-9#

Thomas: Zunächst muss ich zwei Arten von Zielen unterschieden. Das erste ist das Ergebnisziel. Eine Hotelauslastung von 90 Prozent beispielsweise wäre ein Ergebnis. Hinter jedem Ergebnisziel steht ein Prozess. Welche Schritte muss ich in Gang setzen, um dieses Ergebnis zu erreichen? Der zweite Punkt ist, sich mit dem Thema Zielsetzung generell zu beschäftigen. Dafür empfehle ich die SMART-Regel, die besagt, dass man sich spezifische, messbare, akzeptable und realistische Ziele setzt und terminiert. Das Wichtigste dabei ist, in die Umsetzung zu kommen. Wo stehe ich, und welchen Schritt muss ich als erstes gehen? Welche weiteren Schritte sind nötig, um die Ziellinie zu erreichen? Diese notwendigen Schritte muss ich skizzieren, und zwar nicht nur die Milestones, sondern jeden einzelnen. #00:19:22-6#

Der Weg zum Ziel wird damit leichter. Gleichzeitig muss ich vorausschauend denken, Teilziele antizipieren und erkennen, wo Hindernisse auftauchen können. Dadurch wird mir bereits während der Planung klar, worauf es ankommt. Last but not least musst du auch lernen, innerhalb deiner Ziele zu priorisieren und ihnen Zeitbudgets zu geben. Sind meine Ziele noch realistisch, und kann ich sie erreichen? Mein Tipp ist außerdem, nicht zu viele Ziele parallel abzuarbeiten, sondern sie zu Serien zusammenzufassen. Viele von uns glauben ans Multitasking. Wir denken, dass wir schneller vorankommen, wenn wir an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten. Wissenschaftliche Studien beweisen jedoch das Gegenteil, nämlich, dass es sinnvoller ist, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Eher Marathon als Sprint, so lautet die Devise. #00:20:23-6#

Die SMART-Regel deckt lediglich einen kleinen Teil unserer Zielsetzung ab, und ich kann nur jedem empfehlen, tiefer in dieses Thema einzusteigen und sich Wissen über den Umgang mit Zielsetzung anzueignen. Es ist ein wichtiges Werkzeug für den Erfolg. #00:20:46-0#

Marco: Auf die SMART-Regel werden wir im Blog noch näher eingehen. Du hast gesagt, dass es auf die Prozesse ankommt, die auf dem Weg zum Ziel notwendig sind. Wir müssen einzelne Schritte definieren, und wir sollen ein Hotel Wiki erstellen. Das alles macht viel Arbeit. Bedeutet das nicht zusätzlichen Stress, der uns abschreckt? #00:21:07-8#

Thomas: Ich kann mir einen Kredit nehmen und ihn scheibchenweise zurückzahlen, oder ich gehe den anderen Weg und spare an, bevor ich etwas kaufe. Wenn ich spare, dann muss ich auf Konsum verzichten und Geld beiseitelegen. Genauso ist es im Zeit- und Selbstmanagement. Du musst zunächst Zeit investieren, jedoch Schritt für Schritt. Bitte mach dich nicht verrückt und versuche, alles auf einmal zu machen. Nimm dir ein bis zwei Stunden pro Woche Zeit für die Prozesssteuerung, und nach spätestens zwei Monaten wirst du ein Ergebnis in deinen Arbeitsabläufen feststellen. Alles, was danach kommt, wird ein Zeitgewinn sein. Diese zwei Monate musst du investieren, um dem Hamsterrad entfliehen zu können. #00:22:04-8#

Die meisten Workaholics arbeiten zwar viel, aber nicht effektiv, also mit viel Input, aber wenig Output. Es kommt auf das Ergebnis an, und nicht darauf, wie viele Stunden ich arbeite. Wenn ich nach fünf Stunden denselben Output habe wie nach zwanzig Stunden, warum sollte ich dann zwanzig Stunden arbeiten? Du kennst sicher das Pareto-Prinzip, das besagt, dass 20 Prozent des Inputs für 80 Prozent des Outputs verantwortlich sind. Dieses Pareto-Prinzip lässt sich auf viele Bereiche unseres Lebens anwenden. Ein Beispiel ist unser Kleiderschrank. Zu 80 Prozent der Zeit tragen wir lediglich 20 Prozent unserer Bekleidung. Und genauso ist es bei der Zeitplanung. Welche 20 Prozent meiner Zeit sorgen für 80 Prozent meiner Ergebnisse? Wenn ich mich auf diese 20 Prozent fokussiere, dann werde ich zu den Zeitgewinnern gehören. #00:23:25-0#

Marco: Das Pareto-Prinzip lässt sich auch auf die Hotellerie anwenden, weil es in jedem Hotel Gästesegmente gibt, die für den Großteil des wirtschaftlichen Erfolgs verantwortlich sind. Das gilt auch für Mitarbeiter, die für die Zufriedenheit der Gäste sorgen. Wenn ich weiß, mit welcher Zeit ich welchen Erfolg generiere, dann werde ich natürlich versuchen, mich darauf zu konzentrieren. Ich habe jetzt gelernt, dass ich zunächst Zeit investieren, aber nicht rund um die Uhr buckeln muss. Ein weiteres wichtiges Thema ist die Pausenplanung. Was hat es damit auf sich? #00:24:13-0#

Thomas: Pausenmanagement ist ganz besonders wichtig, weil ich nicht rund um die Uhr fokussiert arbeiten kann. Der Fokus ist wie ein Muskel, den man trainieren muss. Wenn du einen super Bizeps haben willst, musst du regelmäßig ins Fitnesscenter gehen. Genauso ist es mit dem Fokus. Das Problem ist, dass wir nicht fokussiert arbeiten können, weil wir ständig unterbrochen werden. Und zu den Fokuszeiten kommen die Pausenzeiten hinzu. Ein Powernap oder ein kurzer Spaziergang sind wichtige Regenerationszeiten, die mir helfen, produktiver zu arbeiten. #00:25:12-0#

Es gibt drei Arten von Pausen. Das erste ist die Mikropause. Alle fünfzehn bis zwanzig Minuten kurz aufstehen, sich durchstrecken und einige kurze Atemzüge machen. Das nächste sind die kurzen Pausen, in denen ich mir jede Stunde fünf Minuten Zeit nehme, um zum Kaffeeautomaten zu gehen und ein nettes Gespräch mit einem Mitarbeiter zu führen. Last but not least gibt es die größeren Pausen wie die Mittagspause. Wichtig ist, dass man tatsächlich abschaltet und nicht nur vom Computer Display zum Display des Smartphones wechselt. Wenn du ein gutes Pausenmanagement hast, wird deine Arbeit automatisch effektiver. #00:25:52-9#

Ich fange morgens um 05:30 Uhr an und arbeite drei Stunden fokussiert durch. Der Lockdown während der Corona-Krise hat dazu geführt, dass ich mich weniger bewegt habe. Die Folge war, dass meine Produktivität einbrach.. Ein halbstündiger Spaziergang zwischen 08:00 und 09:00 Uhr hilft mir, den Rest des Vormittags motiviert und produktiv arbeiten zu können. Es bringt nichts, sich die Pausen einsparen zu wollen. #00:26:24-0#

Marco: Der Spaziergang auf dem Hotelgelände ist für uns jedoch eher nicht geeignet, denn der bietet den Gästen eine willkommene Gelegenheit, um uns anzusprechen. Aber es gibt sicher andere Möglichkeiten, um in der Pause Ruhe zu finden und den Kopf freizubekommen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Motivation. Hast du Tipps zur Motivationsförderung? #00:27:12-2#

Thomas: Die Mitarbeitermotivation ist ein sehr spannender Aspekt, und ich muss genau wissen, was ich dem Mitarbeiter zutrauen kann. Am motiviertesten ist ein Mitarbeiter, wenn ich ihn weder über- noch unterfordere. Der zweite wichtige Punkt ist, auch beim Personal auf das Selbstmanagement zu achten. Dabei geht es darum, Momentum herzustellen, denn oft fehlt die Grundmotivation. Wenn ich von der Arbeit nach Hause komme, dann kann ich entweder Sport machen oder mich vor den Fernseher setzen. Wenn man erst einmal auf der Couch sitzt, dann scheint dieses Möbelstück magnetische Wirkungen zu entwickeln. Wenn ich nach Hause komme, dann benötige ich drei Minuten, um mir die Sportschuhe anzuziehen, aus dem Haus zu gehen und loszulaufen. Diese ersten Schritte sind das Momentum, und mit dem Momentum habe ich meine schwankende Willensstärke überwunden, und Motivation kommt dann von ganz allein. Dieses Prinzip musst du deinen Mitarbeitern immer wieder klar machen. Wenn die Müdigkeit eintritt, dann sorge für einen kleinen Sprint, um das Momentum der Motivation wiederherzustellen. #00:28:52-8#

Marco: Das kenne ich auch von mir selbst. Irgendwann wird dieses Momentum zu einer Selbstverständlichkeit. Ich habe auch vor Kurzem damit begonnen, früh morgens zu laufen. Die ersten Male haben mich sehr viel Überwindung gekostet, aber mittlerweile ist es eine Gewohnheit geworden. Wenn die Routine einkehrt, stellt sich die Motivation automatisch ein. #00:29:15-7#

Thomas: Routinen und Gewohnheiten sind ein Game Changer. Wer zu mir in die Academy kommt, erhält zunächst einen Basiskurs, in dem er lernt, sich Gewohnheiten anzueignen. Wir alle haben ein gewisses Kontingent an Willensstärke und Selbstdisziplin, das sich mit einem Smartphone-Akku vergleichen lässt. Wenn du gut schläfst und dich gut ernährst, dann ist dein Akku morgens voll. Aber wie verbraucht sich dieser Akku? Er entleert sich jedes Mal, wenn du erstens eine Entscheidung triffst und zweitens einer Versuchung widerstehst. Viele Menschen gehen morgens nach dem Aufstehen zum Kleiderschrank und verbraten zwanzig Möglichkeiten, sich für ein Outfit zu entscheiden. Passen die braunen Schuhe zum blauen Schlips, und ist das blaue oder das weiße Hemd besser für das graue Sakko geeignet? #00:30:12-3#

Das Gleiche gilt für Versuchungen. Es ist keine gute Idee, Naschzeug in der Schreibtischschublade zu lagern. Das Ziel muss sein, so wenige Entscheidungen wie möglich treffen zu müssen. Ich kann mir gut vorstellen, dass gerade Hoteldirektoren ständig Entscheidungen treffen, und dabei kann man zwei Strategien zu Hilfe nehmen. Die erste ist, wie du schon erwähnt hast, Gewohnheiten zu implementieren. Alles, was zur Gewohnheit wird, erfordert keine Entscheidungen mehr, denn es geschieht automatisch. Du musst dich morgens nicht mehr dafür entscheiden, die Zähne zu putzen, denn das ist eine tägliche Routine, die du nicht hinterfragst. #00:30:49-8#

Wenn ich weiß, dass nachmittags ein Meeting stattfindet, bei dem wichtige Entscheidungen getroffen werden, dann versuche ich, an diesem Tag keine anderen wichtigen Dinge einzuplanen, um den Kopf freizuhalten. Steve Jobs, der Mitbegründer von Apple, war immer mit einem schwarzen Rollkragenpullover bekleidet. Natürlich hat er nicht immer denselben Pullover angehabt, sondern er hat wahrscheinlich viele gleich aussehende gehabt. Aber er hat keine Zeit damit verschwendet, sich zu fragen, was er wohl anziehen würde. Auch Steve Jobs hat übrigens diese Methode angewandt, seine ganze Energie auf eine einzige wichtige Entscheidung zu legen. Diese Freiheit muss man sich nehmen. Je mehr Gewohnheiten ich implementiere, desto weniger Entscheidungen muss ich treffen, und das spart Zeit und hält den Akku voll. Denn sollte der Akku einmal leer sein, dann gehe ich den Weg des geringsten Widerstands, und das kann gefährlich werden. #00:31:44-6#

Marco: Mark Zuckerberg ist auch jemand, der immer in den gleichen Klamotten herumläuft. Er hat gefühlt nichts anderes anzuziehen als seine grauen T-Shirts. Selbstmanagement ist gleichzeitig auch Lebensmanagement, denn ich konzentriere mich nicht nur auf meine Arbeit, sondern auch auf die Balance zwischen Arbeit, Freizeit und Familie. Diesen Fokus definiert jeder für sich unterschiedlich. Wie schafft man sich eine gute Balance zwischen den verschiedenen Lebensbereichen? #00:32:43-2#

Thomas: Genau das meine ich mit dem Begriff „Zeitbudgets“. Wenn ich weiß, wie viele Stunden ich auf der Arbeit verbringe, wie viel Zeit bleibt dann noch für die Familie? Wenn ich Ja zur Arbeit sage, muss ich Nein zu etwas Anderem sagen. Das kann ein Nein zur Familie oder zu mir selbst bedeuten. Elon Musk arbeitet zwanzig Stunden pro Tag, so liest man. Das ist wunderbar, wenn er glücklich und zufrieden damit ist, und ich kritisiere das nicht. Zu den meisten Menschen passt dieser Rhythmus jedoch nicht. Um zu herauszufinden, was dir tatsächlich wichtig ist, empfehle ich die Anwendung eines weiteren spannenden Gesetzes: das Parkinson’sche Gesetz. Es besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, indem Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. #00:33:29-9#

Ich habe einen CEO gecoacht, der ein gutes Beispiel dafür ist. Er hatte einen 16-Stunden-Tag und hat erkannt, dass er kurz vor dem Burnout stand. Gemeinsam haben wir von heute auf morgen etwas Wichtiges verändert. Wir haben seinen Arbeitstag auf zehn Stunden reduziert, was immer noch viel ist, aber ganz automatisch hat sich damit sein Arbeitspensum reduziert. Er begann, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu legen. Je weniger Zeit dir zur Verfügung steht, umso mehr musst du priorisieren. Wenn dein Chef in zwei Stunden eine Präsentation von dir verlangt zu einem Thema, das dir völlig fremd ist, dann wirst du dich nicht um das Design der Folien kümmern, sondern du wirst dich auf die wichtigsten Inhalte konzentrieren. Und genau darum geht es. Man muss seine Zeit begrenzen. Wenn ich mich morgens an meinen Schreibtisch setze, dann muss ich wissen, wann Feierabend ist. #00:34:35-5#

Natürlich, wenn es irgendwo brennt, wenn eine Krise ausbricht, dann gelten andere Prioritäten, aber im Normalfall lasse ich die Arbeit Arbeit sein und gehe nach Hause. Falls nötig, übertrage ich die Verantwortung an andere. Das funktioniert, wenn man es sich traut. #00:34:53-3#

Marco: Das heißt, ich muss in der Lage sein, Verantwortung abzugeben. Das ist eine wichtige Erfahrung, die jeder machen muss. Wer sich mit dem Selbstmanagement beschäftigt, lernt sich vermutlich auch selbst besser kennen. #00:35:07-0#

Thomas: Ja, auf jeden Fall. Ich lese gerade ein spannendes Buch, das auch für die Hotelbranche sehr interessant sein kann. Es heißt „Keine Regeln: Warum Netflix so erfolgreich ist“. Autor ist Reed Hastings, der Gründer von Netflix. Die Geschichte ist, dass Netflix nicht immer rosige Zeiten hatte. Zu Beginn des Unternehmens wurden viele Mitarbeiter entlassen, und Hastings befürchtete, dass sich das negativ auf die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter auswirken würde. Aber genau das Gegenteil ist eingetroffen, die Stimmung im Unternehmen ist besser geworden. Reed Hastings führte dieses Phänomen auf die Talentdichte zurück. Je höher die Talentdichte im Unternehmen, desto besser, und entsprechend einfacher wird das Delegieren. #00:36:16-4#

Marco: Ich hoffe, dass in diesem Fall die „richtigen“ Mitarbeiter gekündigt wurden, denn das ist sicher eine schwierige Aufgabe. #00:36:31-6#

Thomas: Am besten, man stellt von Anfang an keine Mitarbeiter ein, die dem Unternehmen keinen Mehrwert bringen. Es ist nicht leicht, gute Mitarbeiter zu finden, aber wenn es um Schlüsselpositionen geht, muss ich jemanden einstellen, an den ich mit gutem Gewissen Kompetenzen abgeben kann. Das ist das langfristige Ziel. #00:36:56-3#

Marco: Über das Thema Mitarbeiterführung könnten wir wahrscheinlich noch zehn weitere Podcastfolgen aufnehmen. Gibt es Technologien, die uns beim Selbstmanagement, bei der Prioritätensetzung und Aufgabenbewältigung unterstützen? Gibt es Tools, die du uns Selbstmanagement Newbies empfehlen kannst? #00:37:27-1#

Thomas: Wenn ich in einer großen Hotelkette arbeite, sind die Möglichkeiten in der IT meist vorgegeben und wenig veränderbar. Gute Tools gibt es zum Beispiel für die Verwaltung von E-Mails. Dazu gehören Google Mail, Outlook und Spark. Außerdem musst du ein gutes Terminmanagement haben. Auch hier helfen die üblichen Werkzeuge wie Outlook und Google. Ich muss ein gutes Notizbuch-Tool haben, denn das ist für meine Arbeit als Führungskraft sehr wichtig. Dafür empfehle ich Evernote und One Note. Auch für die Wikis muss ich ein passendes Werkzeug finden. Das kann zum Beispiel Evernote Business sein, wo ich Workspaces für andere freigeben kann. #00:38:38-4#

Beim Projektmanagement geht es um das Erstellen von To-do-Listen, und dafür empfehle ich Todoist oder MeisterTask. Für Teams sind Programme wie Asana geeignet, denn bei der Teamarbeit ist es besonders wichtig, dass alle Aufgaben und Prozesse übersichtlich einsehbar sind und ich auf einen Blick sehe, welche Arbeiten ich an wen delegiert habe. In diese Techniken muss ich mich einarbeiten, keine Frage, und sie sind zum Teil nicht selbsterklärend. Aber wenn ich sie erst einmal im Griff habe, dann habe ich ein Procedere am Laufen, dass mir als Führungskraft immer den gewünschten Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschafft. Je mehr ich kommunizieren muss, desto schlechter, und deswegen sind Asana, MeisterTask oder Todoist Programme, die jeder braucht. #00:39:44-7#

Marco: Todoist und Evernote habe ich selbst seit Längerem im Einsatz. Was Wikis und Aufgabenverteilung im Hotelbereich angeht, hat sich das Programm Hotelkit als sehr hilfreich erwiesen. In der kommenden Podcastfolge werden wir über Digitalisierung und technische Unterstützung für die Mitarbeitereffizienz sprechen, und ich werde einige Tools vorstellen. Die Programme, die du genannt hast, verlinke ich in die Show Notes. Wenn ich dich richtig verstehe, dann ist das Selbstmanagement nicht nur für Führungskräfte wichtig, sondern es wirkt sich automatisch auch positiv auf das ganze Team sowie auf das Unternehmen aus. #00:40:30-3#

Thomas: Ja, zu 100 Prozent. Wenn ich mich selbst nicht managen kann, dann klappt es auch nicht mit dem Team-Management. Bei den vielen Führungskräften, die ich trainiert habe, sticht dieser Aspekt immer wieder heraus. Zuerst muss man an den eigenen Baustellen arbeiten, und dann verbessert sich das Team-Management von selbst, weil ein automatischer Prozess ausgelöst wird. Das zeigt, wie mächtig das Selbstmanagement ist. Im Team-Management gibt es natürlich auch einige spezifische Dinge zu beachten wie das Delegieren und die richtige Kommunikation. #00:41:28-1#

Marco: Wenn ich damit beginne, mich mit Selbstmanagement zu beschäftigen, dann tun sich viele Baustellen auf. Ich könnte fast Angst bekommen vor den vielen Aufgaben. Hast du einen Tipp, wie es uns leichter fällt, in die Umsetzung zu kommen? #00:41:42-8#

Thomas: Wenn du dein Selbstmanagement verbessern willst, dann überlege dir zunächst, welche Baustelle die größte ist. Mit dieser Aufgabe fängst du an. Aber nimm dir nicht zu viel auf einmal vor. Wenn du gleichzeitig das Delegieren, die Zielsetzung und das Nein-Sagen lernen willst, dann geht es dir wie bei den guten Vorsätzen an Silvester: sie scheitern. Idealerweise gehst du die Aufgabe mit einer Implementierung von Routinen und Gewohnheiten an, weil das die höchste Hebelwirkung hat. Wenn die größte Baustelle erledigt ist, wendest du dich der nächsten zu. Aber das geht nur seriell. Wenn du alles gleichzeitig machst, entfachst du ein Strohfeuer, das nicht lange brennt. Arbeite deshalb eines nach dem anderen ab. Dadurch schaffst du Routinen, die von Dauer sind. #00:42:57-3#

Marco: Vielen Dank, Thomas. Hast du zum Abschluss noch einen Pro-Tipp für uns? #00:43:03-6#

Thomas: Nimm dir pro Woche sechzig Minuten Zeit und kümmere dich nur um dein Selbstmanagement. Reflexion ist ein wichtiges Thema. Finde heraus, was du in dieser Woche gut gemeistert hast, und halte damit deine Produktivitätsmaschine am Laufen. Das sind sechzig extrem gut investierte Minuten. #00:43:27-7#

Marco: Dann bleibt uns am Ende des Tages mehr Zeit für uns selbst, für die Familie und sogar für den Urlaub übrig. Hast du deinen nächsten Urlaub bereits geplant? #00:43:42-8#

Thomas: Aufgrund von Corona ist mir alles noch zu unsicher, und leider wurde mein Skiurlaub gerade wegen des Lockdowns storniert. #00:43:49-3#

Marco: Wir alle hoffen, dass wir bald wieder reisen dürfen, sowohl innerhalb als auch außerhalb Österreichs, und wir wünschen uns wieder viele internationale Gäste. Das Thema Selbstmanagement ist essenziell, und ich freue mich, wenn ihr einige Gedankenanstöße aus unserem Gespräch mitnehmen konntet. Außerdem freue ich mich wieder über Feedback, Anregungen und Kommentare. Wenn euch die Folge gefallen hat, dann abonniert am besten diesen Podcast und werdet noch erfolgreicher im Hotel Business. Danke und bis zum nächsten Mal. #00:44:19-7#

Thomas Mangold

Thomas Mangold ist Keynote-Speaker und Autor mehrerer Bücher für ein effektiveres Zeit- und Selbstmanagement. Er unterstützt dich dabei, wieder mehr Zeit für dich und für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben zu haben. Außerdem unterstützt er Unternehmer die Effektivität ihrer Mitarbeiter zu steigern. Mit Blog, Podcast, Büchern und vielen Selbsttests wurde Thomas vom Selbstmanagement-Problemfall zum Selbstmanagement-Experten!

Hier gibt’s noch mehr Infos über Thomas:

• Selbst Management – Blog
• Podcast „Effizienter Lernen-Arbeiten-Leben“
• Bücher von Thomas Mangold
• Keynote & Seminare

 

Weiterführende Links:

• Führung und Leadership ist ein Kernbereich im Hotel Management Circle der Prodinger Tourismusberatung
• Produktblatt Hotel Management Circle
• Kostenloser Monatsplaner
• YouTube-Kanal des US-Hustlers Gary Vaynerchuk
• Projektmanagement-Tool: ToDoist
• Notiz-Management per Evernote