Der Veranstaltungsmarkt hat sich durch die Corona-Einschränkungen stark verändert – quantitativ wie auch qualitativ. Insbesondere Business Events waren einem starken Wandel unterzogen, hin zu digitalen und hybriden Formaten. Gerade in der Stadthotellerie hat der Eventrückgang zu starken Umsatzeinbußen geführt und die Rückkehr zur Normalität scheint noch weit entfernt, auch wenn Meetings und Veranstaltungen bereits ein vorsichtiges Comeback feiern.
Es scheint, dass die Hotelbranche bereits damit beginnt, sich darauf ein- und auf digitale und hybride Formate umzustellen. Bei den meisten dieser Veranstaltungen handelt es sich um kleinere Events oder, oft standortübergreifende, Workshops. Dies ist auch kein völlig neues Konzept. Viele Hotels bieten schon seit längerem hybride Veranstaltungen an, aber es war bisher sehr schwierig, diese am Markt zu positionieren.
Was ist ein hybrides Events überhaupt?
Unter einem hybriden Event versteht man eine inszenierte Veranstaltung, bei der verschiedene Veranstaltungstypen, Erlebnisebenen oder kulturelle Bereiche zu einem neuen Veranstaltungstypus, nämlich einen hybriden Event, miteinander kombiniert werden.
Hybride Events bilden dabei eine Unterkategorie der Online-Veranstaltung, da sie eine Präsenzveranstaltung mit einer virtuellen Veranstaltung kombinieren. Das Ereignis findet vor einem Publikum statt und wird für Zuschauer außerhalb des Events per Live-Stream übertragen. Daraus ergeben sich zwar neue Möglichkeiten der Reichweite, aber es ist auch dringend darauf zu achten, den Spannungsbogen zu erhalten, um die digitalen Teilnehmer nicht zu verlieren.
Vorteile von hybriden Events
- Teilnehmer können sich live zur Veranstaltung zuschalten, ganz egal, wo sie sich gerade befinden
- Risikogruppen können – ohne sich zu gefährden – sicher aus dem Homeoffice teilnehmen.
- Teilnahmen aus dem Ausland sind trotz Reisebeschränkungen leicht möglich.
- Interaktion kann auch zwischen Live-Publikum, Referenten und digitalen Teilnehmern stattfinden.
Hybriden Events sind in fast jeder Größenordnung möglich. Workshops, Seminare, Kongresse oder auch Veranstaltungen mit Teilnehmern an vielen verschiedenen Standorten können so problemlos stattfinden.
Neue Anforderungen durch hybride Events
Durch die veränderte Art von Veranstaltungen aufgrund der neuen Rahmenbedingungen wandeln sich auch die Anforderungs- und Kompetenzprofile von Veranstaltern und Tagungshotels.
Vom Hotel selbst wird plötzlich besonderes Know-How bei der Konzeption und der technischen Umsetzung verlangt. Zusätzlich bedeuten die neuen Anforderungen auch Agilität und Flexibilität, um auf die ständig neuen Rahmenbedingungen unmittelbar Rücksicht nehmen zu können.
Wichtigste Tipps für hybride Events
Wer versucht, das Konzept einer Live-Veranstaltung eins zu eins online umzusetzen, wird enttäuscht werden, denn das erste wichtige Unterscheidungsmerkmal ist, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Teilnehmern deutlich niedriger ist als bei Live-Publikum. Sprich: Digitale und hybride Events müssen kürzer sein und sich auf die relevanten Inhalte fokussieren.
Hier ein paar Tipps, um die TEilnahme und Interaktiven bei hybriden Events zu steigern:
- Integration von Teilnehmerfeedback in die laufende Veranstaltung (Abstimmungen, Umfragen, Stimmungsbarometer, …)
- Integration von Chats
- Digitalen Neben- und/oder Pausenräumen
- Co-Creation (gemeinsame Whiteboards, Word Clouds, …)
- Gamification (Quizfragen, Mini-Games, …)
Ausblick auf digitale und hybride Events
Die Pandemie hat viele Hotels dazu gebracht, eine neue Realität zu akzeptieren, die sie noch vor wenigen Monaten nicht für möglich gehalten hätten. Gerade jetzt, wo viele Hotels gezwungen sind Sparmaßnahmen zu ergreifen, müssen kluge Zukunftsentscheidungen getroffen werden. Es wird immer ein Bedürfnis nach persönlicher Interaktion geben, wir müssen nur die richtige Balance zwischen physischem Kontakt und virtueller Zusammenarbeit finden.
Hotels und insbesondere spezialisierte Tagungshotels sollten die sich bietenden Chancen nutzen und sich als Experten für hybride Events positionieren.
Zwei Learnings scheinen sich herauszukristallisieren:
- Bei Live-Events werden Sicherheits- und Hygienekonzepte auch nachhaltig wichtig sein. Veranstalter müssen daher neue Strategien und technologische Lösungen annehmen, um sicherere und hygienische Meetings zu ermöglichen.
- Hybride Events sind gekommen, um zu bleiben!
