Wie familiengeführte Hotels ihre internen Abläufe stärken können
Wenn der Wintertrubel vorbei ist und die Sommersaison noch in der Ferne liegt, beginnt für viele familiengeführte Hotels die Zwischensaison – eine wertvolle Zeit, die oft unterschätzt wird. Während weniger Gäste anreisen, ergibt sich die ideale Gelegenheit, den Blick nach innen zu richten: auf Abläufe, Prozesse, Standards und das Team.
Dieser „betriebliche Frühjahrsputz“ hat nichts mit Fensterputzen zu tun – sondern mit dem Aufräumen von Unsicherheiten, dem Entrümpeln veralteter Abläufe und dem Polieren der internen Kommunikation. Gerade in kleineren Betrieben ist es essenziell, regelmäßig innezuhalten und die eigene Organisation auf den Prüfstand zu stellen.
Wie kann diese Phase bestmöglich genutzt werden, um den Betrieb effizienter, strukturierter und teamorientierter aufzustellen? In diesem Beitrag geben wir konkrete Impulse, wie familiengeführte Hotels die Zeit nutzen können, um von innen heraus zu wachsen.
Prozesse hinterfragen, vereinfachen und dokumentieren
Viele Hotels wachsen über die Jahre „organisch“ – Abläufe entstehen aus der Praxis, nicht aus dem Lehrbuch. Das hat Charme, bringt aber auch Risiken: Doppelarbeiten, Unklarheiten und eine gewisse Abhängigkeit von Schlüsselpersonen.
Jetzt ist die Zeit für Fragen wie:
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Gibt es klare Checklisten für Housekeeping, Rezeption und Küche?
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Werden Standards wie Begrüßung, Check-in oder Angebotslegung einheitlich gehandhabt?
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Sind Aufgaben nachvollziehbar dokumentiert – oder steckt das Wissen nur in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter:innen?
Tipp: Beginne mit einem Prozess, der oft zu Problemen führt (z. B. „Spätanreise bei unbesetzter Rezeption“) und analysiere gemeinsam im Team: Was läuft gut, was nicht? Dann gemeinsam einen optimierten Ablauf festlegen und dokumentieren.
Ein kleines internes „Handbuch“ – vielleicht nur ein geteiltes Google-Dokument – kann schon helfen, Klarheit und Qualität zu sichern. Solche Standards helfen nicht nur im Alltag, sondern auch bei Einarbeitungen und Urlaubsvertretungen.
Interne Kommunikation stärken
In kleinen Betrieben ist Kommunikation oft informell – man trifft sich, redet, erledigt’s. Doch wenn mehrere Generationen, Sprachbarrieren oder ein hohes Arbeitspensum aufeinandertreffen, kann informelle Kommunikation schnell zu Missverständnissen führen.
Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die Kommunikationskultur bewusst zu gestalten:
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Gibt es regelmäßige kurze Teammeetings? (z.B. wöchentlich 15 Minuten)
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Weiß jede:r, was in anderen Bereichen passiert?
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Gibt es einen festen Kanal für Ankündigungen, Dienstpläne, Änderungen?
Ein analoges „Team-Board“ im Mitarbeiterbereich (oder digital via WhatsApp-Gruppe oder Tools wie Hotelkit) kann helfen, alle auf dem Laufenden zu halten.
Auch Mitarbeitergespräche bieten im Frühjahr eine gute Gelegenheit, Wertschätzung zu zeigen und gemeinsam Perspektiven zu entwickeln. Frage aktiv nach Ideen, Verbesserungsvorschlägen oder auch kleinen Reibungen im Arbeitsalltag – und zeige, dass Feedback willkommen ist.
Standards, Angebote und Infomaterial aktualisieren
„Das machen wir eh schon immer so.“ Ein Satz, der oft fällt – aber selten überprüft wird. Jetzt ist die Zeit, um Betriebsblindheit zu durchbrechen und Standards wie durch Gästeaugen zu betrachten:
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Sind die Willkommensmappen in den Zimmern noch aktuell und ansprechend?
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Passen die Öffnungszeiten des Frühstücks noch zur Gästestruktur?
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Gibt es neue Services, die (noch) nicht kommuniziert werden?
Nimm dir ein Gästezimmer vor und gehe es durch, als wärst du selbst Gast. Was fällt auf? Gibt es Informationen, die fehlen oder veraltet sind? Ist die Begrüßung ansprechend? Wie wirken der Online-Check-in oder die Buchungsstrecke auf der Website?
Ein „Audit“ mit externer Hilfe (z. B. von einer Tourismusberatung oder im Tausch mit einem befreundeten Hotel) kann ebenfalls neue Perspektiven eröffnen.
Weiterbildung & Teambuilding: Jetzt statt irgendwann
In der Hauptsaison bleibt oft keine Zeit für Schulungen, neue Tools oder Fortbildungen. Umso wichtiger ist es, in ruhigeren Zeiten gezielt in die Weiterentwicklung des Teams zu investieren.
Mögliche Maßnahmen:
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Interne Mini-Schulungen: z.B. Umgang mit schwierigen Gästen, neue Frühstückspräsentation, Soft Skills an der Rezeption.
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Gemeinsamer Besuch einer Fachmesse oder Branchenevents
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Digital-Schulungen z.B. zu Online-Bewertungen, Channel Management oder Instagram-Nutzung
Auch Teambuilding darf nicht zu kurz kommen. Ein gemeinsames Frühstück, ein kleiner Betriebsausflug oder ein entspannter Grillabend schaffen Bindung, fördern das Miteinander – und zahlen direkt auf die Arbeitgeberattraktivität ein.
Fazit: Frühling ist kein Leerlauf – sondern Vorsprung
Der Frühling ist mehr als Übergangszeit – er ist deine Chance, den Betrieb zu stärken, bevor die nächste große Gästewelle kommt. Wer jetzt investiert, spart später Zeit, reduziert Stress und erhöht die Qualität.
Ob durch klarere Prozesse, bessere Kommunikation oder gezielte Weiterbildung – jedes kleine Update im Inneren zahlt sich langfristig aus. Und wer seinem Team zeigt, dass Stillstand keine Option ist, schafft eine Kultur der Weiterentwicklung und des Miteinanders.
Denn echte Qualität beginnt immer im Inneren – nicht nur beim Gast, sondern im Herzen des Betriebs.
