Kosten im Griff, Gewinn im Blick mit Profitize

Ein Gespräch mit Simon Falkensteiner über die Zukunft des Hotel-Controllings

Finanzplanung und Controlling sind für viele Hotels eine mühsame Pflichtaufgabe – oft geprägt von Excel-Tabellen, verzögerten Auswertungen und hohen Beraterkosten. Doch in Zeiten steigender Kosten und unsicherer Märkte braucht es smarte Lösungen, die Hoteliers schnell und zuverlässig unterstützen. Genau hier setzt Profitize an.

Gründer Simon Falkensteiner, bekannt durch das Revenue Management System RateBoard, erklärt im Podcast-Interview, warum er mit Profitize eine Plattform für Finanzmanagement entwickelt hat, die speziell auf die Bedürfnisse von Hotels zugeschnitten ist. Dabei spielen Schnittstellen, Automatisierung und Künstliche Intelligenz die Hauptrollen.

Kernaussagen aus dem Profitize-Interview

• Kostenoptimierung statt nur Umsatzsteigerung: Während Revenue Management den Umsatz optimiert, konzentriert sich Profitize auf die Gewinnseite und hilft, Kostenblöcke effizient zu steuern.

• Schnittstellen als Schlüssel: PMS, POS, Buchhaltung, HR-Systeme und e-Rechnungen – Profitize integriert Datenquellen zentral und macht sie sofort nutzbar.

• KI als Copilot: Von Forecasting über Cashflow-Prognosen bis hin zum Chatbot: KI liefert Hoteliers Echtzeit-Einblicke und Handlungsempfehlungen.

• Großes Einsparpotenzial beim Personal: Durch intelligente Dienstplan-Analysen lassen sich Überstunden, Fehlplanungen und unnötige Kosten vermeiden.

• Von Südtirol in die Welt: Mit aktuell rund 100 Hotels in DACH und Italien wächst Profitize rasant und plant Benchmarking, Warenwirtschaft und ESG-Module.

Transkript der Podcastfolge zu Profitize

Marco: Ja, hallo Simon und herzlich willkommen bei Smart Hotel Key. Ich habe im Intro schon kurz gesagt, worum es heute gehen wird und wer mein Gesprächspartner ist. Vielleicht für alle, die dich noch nicht kennen – was ich mir fast nicht vorstellen kann: Magst du dich unseren Hörerinnen und Hörern ganz kurz vorstellen? Wer bist du, was machst du jetzt, und warum bist du dort angekommen, wo du heute stehst?

Simon: Ja, danke schon mal für die Einladung. Wie der Name schon sagt, bin ich ein Hotelier-Kind, im Hotel aufgewachsen, Teil der Falkensteiner Gruppe. Vor rund zehn Jahren habe ich dann RateBoard gegründet, ein Revenue Management System. Das wurde ziemlich erfolgreich und wir haben es 2020 an die Zucchetti-Gruppe verkauft, einen großen Konzern aus Mailand. Vor rund einem Jahr bin ich dort ausgestiegen und habe ein neues Start-up gegründet. Das nennt sich Profitize und ist im Bereich Controlling und Finanzmanagement für Hotels zu Hause. Diesmal bin ich nicht auf der Umsatzseite unterwegs, sondern mehr bei Kosten- und Gewinnoptimierung. Und ich freue mich sehr auf das Gespräch heute mit dir.

Marco: Vielen Dank, Simon. Ich glaube, deine Familie und die Falkensteiner Gruppe sind natürlich allen ein Begriff. RateBoard kennen vermutlich zumindest die meisten Hoteliers und Ferienhoteliers, die hier zuhören. Vielleicht zu den Hintergründen: Du hast jetzt zehn Jahre lang ein Revenue Management System aufgebaut und geleitet, dann kam die Zucchetti-Gruppe und hat es übernommen. Ich kann mir vorstellen, dass das zehn sehr fordernde Jahre waren. Warum hast du dich noch einmal für ein touristisches Start-up entschieden?

Simon: Ja, das ist eine ziemlich gute Frage. Kurz gesagt: weil ich gerne Dinge baue – Dinge, die ich zum Teil auch selbst nutzen kann und die auch anderen Hoteliers einen Mehrwert bringen.

Marco: Mhm.

Simon: Ich habe bei RateBoard gesehen, dass Umsatzsteigerung zwar wichtig ist. Aber am Ende müssen auch Kosten und Gewinne optimiert werden, weil es letztlich auf den Gewinn ankommt – ob ich meine Raten zurückzahlen kann und was unterm Strich übrig bleibt.

Marco: Mhm.

Simon: Da haben wir uns gedacht: Was kann man mit Forecasting und Co. noch machen? Natürlich kann man in die Zukunft schauen – und wenn man die Kosten optimiert, steigt automatisch auch der Gewinn. Gerade weil der Kostendruck in den letzten Jahren extrem gestiegen ist, war das ein naheliegendes Thema. So weit bin ich also gar nicht gesprungen, es funktioniert ähnlich: viele Schnittstellen, viele Systeme integrieren.

Marco: Mhm.

Simon: Und dem Hotelier dadurch einen besseren Überblick und konkrete Handlungsempfehlungen geben, um den Betrieb besser zu steuern.

Marco: Das ist eigentlich der logische nächste Schritt – raus aus der reinen Umsatzsteigerung, die natürlich wichtig ist. Über Dynamic Pricing und Revenue Management haben wir im Podcast schon oft gesprochen. Aber ich bin ja auch ein Verfechter davon, über Profit Management zu reden – also immer auch die Kostenseite zu betrachten. Und das Ganze jetzt systematisch mit Softwareunterstützung zu machen, das ist der Schritt, den du gehst. Wenn du jetzt zurückblickst, nach all den Erfahrungen aus dem Aufbau des ersten Start-ups: Was sind die größten Learnings, die du in das neue Projekt mitnehmen konntest?

Simon: Weil das Thema sehr ähnlich ist, ist natürlich das ganze Thema Integrationen ein Riesenthema. Wir haben diesmal noch viel mehr Schnittstellen zu verschiedenen Systemen: PMS, Kassensysteme, Buchhaltung, e-Rechnungen, wenn verfügbar in den jeweiligen Ländern, HR-Systeme. Also eine Vielzahl an Integrationen. Und da war es ein Riesenvorteil, dass ich das im vorherigen Projekt schon gesehen habe und jetzt mit einer gewissen Erfahrung starten konnte. Dazu kommt eine gewisse Lockerheit – das erste Mal ist alles neu, beim zweiten Mal weiß man vieles besser. Auch die Kontakte und Partnerschaften, die man vorher aufgebaut hat, helfen natürlich enorm.

Marco: Ja, absolut. Da gibt es sicher einige Synergiepunkte. Jetzt frage ich einmal ganz salopp: Warum hat es so eine Lösung bisher noch nicht gegeben? Was war der Weg, der euch dazu gebracht hat, diese Marktlücke zu sehen? Ich kenne es ja aus der Beraterpraxis: Wenn man mit Betrieben über ihre Kostenstrukturen spricht, bekommt man im Idealfall Excel-Listen, durch die man sich dann durcharbeitet. Gemeinsam mit den Hoteliers entwickelt man diese weiter. Digitalisierung und Automatisierung sind ja keine neuen Schlagworte. Was löst ihr, was bisher noch keiner geschafft hat?

Simon: Ein Knackpunkt ist sicherlich, dass die Systeme offener geworden sind. Wir profitieren davon enorm: Je mehr Daten ins System kommen, desto besser, weil wir die zentrale Stelle sind, wo alles zusammenläuft. Früher war das bei manchen Systemen noch nicht so möglich. Dazu kommt das ganze Thema AI – da geht es vor allem ums Mapping von Daten, die reinkommen. Wir wollen nicht nur die Saldenliste vom Hotel exportieren und abbilden, sondern wirklich tiefer gehen, bis auf Artikelebene, Rechnungen auslesen und Ähnliches. Und da hilft uns KI enorm.

Marco: Mhm.

Simon: Das gab es in der Form vorher nicht. Was wir also lösen, ist: Daten zentral zusammenzuführen, dem Hotelier Handlungsempfehlungen zu geben und das Ganze so aufzubereiten, dass es nicht kompliziert, sondern verständlich ist. Hier helfen uns die KI und die Large Language Models, die Daten zu analysieren und sauber zusammenzufassen.

Marco: Wenn ich das also herunterbreche, dann ist das bisher nicht gelöst worden, weil die Daten zwar da waren, aber niemand sie zentral zusammengeführt hat. Ihr sammelt die Daten aus verschiedenen Systemen – Kassensysteme, Rechnungsabwicklung, Belege, Erlöse und Kosten. Und das idealerweise automatisiert über Schnittstellen. Aber dort, wo es noch keine Schnittstellen gibt – wie läuft es dann? Das System lebt ja davon, möglichst alle Erlöse und Kosten zu erfassen.

Simon: Richtig, deswegen haben wir verschiedene Quellen, die wir anzapfen. Auch das Buchhaltungssystem, dort kommen wir aber nur auf Rechnungslevel. Wenn wir e-Rechnungen oder PDFs einlesen können, dann kommen wir eine Ebene tiefer, die vorher nicht analysierbar war. Gleiches gilt für HR-Systeme: Damit kommen wir auf Department-Ebene oder sogar auf Mitarbeiterebene – und nicht nur auf die grobe Saldenliste. So können wir in die Tiefe der Daten gehen.

Marco: Wenn ich mir das praktisch vorstelle als Hotelier, der mit Profitize zusammenarbeiten will, ist wahrscheinlich zuerst einmal entscheidend, mit welchen Systemen ich arbeite. Gibt es schon Schnittstellen? Wenn nicht, kann ich Daten manuell hochladen. Und funktioniert danach alles automatisch, oder welche Vorarbeiten habe ich noch zu leisten? Ich nehme an, Departments unterscheiden sich, Kostenstrukturen sind verschieden – wie individualisierbar ist das System?

Simon: Genau, da sind wir total flexibel und passen uns natürlich an den Betrieb an. Was wir bieten, ist ein Onboarding – ein Mitarbeiter von uns klärt das mit dem Hotel ab und macht das Mapping in Abstimmung mit dem Hotelier. Der Hotelier muss das also nicht selbst machen. Teile werden durch KI vorgemappt und dann gemeinsam angepasst. Es ist natürlich ein großes Mapping-Thema, aber wir übernehmen den Großteil der Arbeit. Alles, wo wir noch keine Schnittstelle haben, kann man manuell hochladen. Wir schauen aber, dass wir zu allen gängigen Systemen Schnittstellen haben. Mittlerweile haben wir schon 40 bis 50 gebaut, das deckt den deutschsprachigen Raum sehr gut ab. Und es kommen ständig neue hinzu – ein Großteil unserer IT-Manpower fließt in die Schnittstellen, weil sie das Herzstück unseres Produkts sind.

Marco: Absolut. Es soll ja am Ende des Tages so komfortabel wie möglich für die Hoteliers sein. Wenn keine Arbeitserleichterung entsteht, ist die Hürde groß – egal wie gut die Ergebnisse wären.

Simon: Ja, genau. Ich glaube, das ist auch der Grund, warum es bislang kaum Lösungen am Markt gibt. Weil es sehr komplex ist, all das abzubilden.

Marco: Jetzt hast du vorher die künstliche Intelligenz angesprochen. Sie kann sicher sehr gut die Kostenstrukturen darstellen. Aber es reicht ja nicht, nur zu vergleichen, wie sich Kosten entwickeln. Ich möchte auch prognostizieren, Budgets erstellen, den Fortschritt überwachen. Welche Teile können automatisiert passieren, welche manuell?

Simon: Wir nutzen KI eigentlich für vier Hauptbereiche: Erstens das Mapping und den Import von Daten. Zweitens das Forecasting – mit Machine Learning berechnen wir, wie viele Buchungen, Ankünfte oder Abreisen zu erwarten sind. Das beeinflusst natürlich die variablen Kosten. Beispiel: F&B-Wareneinsatz von 12 Euro pro Gast. Wenn wir wissen, wie viele Gäste im nächsten Monat erwartet werden, können wir die Kosten plausibel vorkalkulieren. Drittens haben wir das Thema Chatbot: Man kann mit den Daten interagieren, Fragen stellen wie „Wie viel Cash kommt nächsten Monat rein?“ oder „Wie viele Anzahlungen habe ich schon bekommen?“. Viertens geht es darum, Analysen und Dashboards nicht nur schön darzustellen, sondern wirklich nutzbar zu machen.

Marco: Mhm.

Simon: So kann man auf Knopfdruck oder per Eingabe Antworten bekommen und Analysen durchführen, die vorher mühsam waren.

Marco: Und wahrscheinlich auch viel zeitnaher als mit klassischen Berichten, die oft erst im Nachhinein vorliegen.

Simon: Genau. Viele Hoteliers wissen Monate lang gar nicht, wie der letzte Monat gelaufen ist. Mit Profitize hat man nahezu Echtzeit-Transparenz.

Marco: Und mit Forecasting kann man auch in die Zukunft schauen. Wenn ich sehe, dass ich im nächsten Monat 100 Buchungen weniger als geplant habe, kann ich rechtzeitig bei den Kosten gegensteuern.

Simon: Richtig.

Marco: Auf der Umsatzseite stelle ich mir das Forecasting ähnlich vor wie in deiner RateBoard-Zeit: Wie viele Gäste erwarte ich, was kann ich preislich noch machen? Sind Schnittstellen zu Revenue-Management-Systemen für euch auch wichtig?

Simon: Ja, die sind in Planung. Aktuell haben wir nur einen eigenen Forecast, aber wir denken natürlich daran, uns mit RMS zu verbinden. Dann hätte man einen Forecast über alle Systeme hinweg – das macht absolut Sinn.

Marco: Absolut. Das wäre noch ein i-Tüpfelchen an Mehrwert, wenn Umsatz- und Kostenseite harmonisiert sind. Denn logischerweise: Wenn ich die Preise ändere, hat das auch direkte Auswirkungen auf den GOP.

Simon: Genau. Deswegen sage ich ja, ich war gar nicht so kreativ beim neuen Projekt – es hängt eng mit Revenue Management zusammen und funktioniert ähnlich, nur auf der Kostenseite.

Marco: Ihr habt Profitize vor rund einem Jahr gestartet. In der ersten Zeit ging es sicher stark um Schnittstellen, ein Großteil eurer IT war damit beschäftigt. Seit wann onboardet ihr Hotels, und wie ist das Feedback aus der Branche?

Simon: Mit dem Onboarding sind wir Ende letzten Jahres gestartet, die ersten Schnittstellen waren relativ schnell fertig. Das Feedback ist super. Es ist spannend, wie die Hoteliers denken und welchen Input sie geben – vieles, woran wir selbst nicht gedacht hatten. Mittlerweile haben wir knapp 100 Hotels.

Marco: Mhm.

Simon: Es läuft sehr gut, die Nachfrage ist hoch. Das liegt sicher auch am gestiegenen Kostendruck – Profitize kommt da genau zur richtigen Zeit.

Marco: Wer ist eure Zielgruppe?

Simon: Hauptsächlich eigentümergeführte Hotels, aber auch kleinere Ketten. Da merken wir besonders viel Nachfrage, weil wir Multi-Property-fähig sind – also mehrere Hotels auf einen Blick abbilden können. Und wir decken nicht nur das Hotel selbst ab, sondern auch F&B-Bereiche oder Spa. Wir haben sogar erste Kunden, die reine Restaurants sind.

Marco: Das wollte ich gerade fragen – also auch Gastronomiebetriebe.

Simon: Genau. Da gibt es dann einen eigenen Forecast nur für das Restaurant. Für Hoteliers ist das spannend, weil sie so sehen, ob das Restaurant oder das Spa Geld bringt oder nicht.

Marco: Und rund 100 Hotels sind schon angeschlossen, arbeiten mit Profitize. Das heißt, ihr habt sicher schon einen Überblick bekommen. Wo sind denn die größten Einsparungspotenziale? Wo wird am meisten aktiv gearbeitet?

Simon: Natürlich beim Personal – das ist der größte Kostenblock. Da lässt sich viel machen. Wir haben gesehen, dass es große Hebel gibt beim Abbau oder Aufbau von Urlaub, bei Überstunden oder bei Saisonverträgen. Wenn man den Dienstplan aktiv steuert, kann man enorm sparen.

Marco: Das heißt, praktisch sagt mir das Tool: „Pass auf, für diese Wochen hast du zu viele Mitarbeiter eingeplant.“ Oder seid ihr mit der Dienstplan-Einteilung direkt verknüpft?

Simon: Genau. Über ein HR-System ziehen wir die Daten und berechnen, wie viele Mitarbeiterstunden für eine bestimmte Auslastung oder einen bestimmten Umsatz optimal wären.

Marco: Mhm.

Simon: Das zeigen wir dem Hotel an, und es kann dann entscheiden, ob es die Planung anpasst oder nicht. Aber es ist eine klare Hilfe, weil wir KPIs pro Abteilung haben.

Marco: Danke. Aber es muss Personal im Einsatz sein.

Simon: Ja, klar.

Marco: Das heißt, es kommt dann aktiv eine Benachrichtigung: „Da wäre Handlungsbedarf – du entscheidest, ob du tätig wirst oder nicht.“ Und ähnlich funktioniert es wahrscheinlich mit anderen Kostenfaktoren, wie Wareneinsatz oder Einkäufe. Geht es da auch ein Stück in Richtung Lagerbestände?

Simon: Lagerbestände noch nicht, aber natürlich beim Einkauf. Wenn ich geplant habe, 12 Euro pro Gast auszugeben, aber schon für 18 Euro eingekauft habe, dann zeigt das Tool eine Warnung: Achtung, da läuft etwas nicht rund.

Marco: Mhm. Wobei es ja bei Einkäufen auch immer darauf ankommt, für welchen Zeitraum ich einkaufe. Wenn ich jetzt größere Mengen kaufe, die ich über ein halbes Jahr nutze, müsste das berücksichtigt werden.

Simon: Genau. Deshalb machen wir es so, dass Szenarien geplant werden können. Wenn ich im Mai öffne, plane ich vielleicht mit 18 Euro pro Gast, danach mit 12 Euro. Das kann man pro Monat einstellen, damit es realistisch ist.

Marco: Absolut. Wo wachst ihr aktuell am meisten? Österreichische Ferienhotels, Deutschland, Südtirol, Schweiz – wo ist der Bedarf am größten?

Simon: Genau in diesen vier Märkten: Ein Drittel Südtirol, ein Drittel Österreich, ein Drittel Deutschland und etwa 10 Prozent Schweiz.

Marco: Okay. Und ist geplant, Profitize auch in weiteren Sprachen anzubieten, also international zu expandieren?

Simon: Ja, wir sind schon in Deutsch, Englisch und Italienisch verfügbar. In Italien haben wir gerade unsere erste Kette gewonnen. Mittelfristig sehen wir auch Märkte wie Spanien, Frankreich oder Skandinavien als spannend, langfristig natürlich auch weltweit – Amerika, Asien.

Marco: Sehr spannend. Was mich noch interessiert: Wenn ich mir einen Betrieb ansehe, ist es für mich essenziell, ihn im Vergleich zu ähnlichen Betrieben einzuordnen. Wie geht ihr mit Benchmarking um?

Simon: Das ist auf unserer Roadmap. Man braucht dafür natürlich genügend Hotels, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Aber wir werden das bald anbieten. Dann kann man zum Beispiel sehen: Wie viel Prozent GOP macht ein vergleichbares Hotel?

Marco: Mhm.

Simon: Natürlich muss man auch einstellen können, ob man nach Sternekategorie oder Zielgruppe vergleicht. Aber Benchmarking wird ein Riesenthema und für viele sehr spannend.

Marco: Ganz sicher. Hoteliers wollen ja immer wissen, wo sie im Vergleich zum Nachbarn stehen. Wenn ich das anonymisiert auf einen Blick sehe, ist das ein großer Mehrwert.

Simon: Ja. Ich glaube, du weißt da am besten, wovon du sprichst. Euer Fitness-Check ist ja sehr spannend – den schaue ich mir jedes Mal an.

Marco: Genau, der Fitness-Check. Der nächste ist gerade in Arbeit, den lasse ich dir dann zukommen. Vielleicht als kurzer Einschub für alle, die es nicht wissen: Einmal im Jahr veröffentlichen wir die wichtigsten Branchenkennzahlen über alle österreichischen Ferienhotels.

Simon: Ah, super.

Marco: Gut, Einschub beendet. Gehen wir zurück zu Profitize. Du hast schon angesprochen, dass Benchmarking kommen soll, weitere Schnittstellen, auch Richtung Revenue Management. Gibt es sonst noch geplante Module oder Erweiterungen?

Simon: Ja, du hast vorhin das Thema Wareneinkauf und Lagerbestände erwähnt. Da sind wir schon auf Artikelebene, und das wird sicher ein nächster Schritt sein – also Richtung Warenwirtschaft und Procurement.

Marco: Mhm. Ganz spannend und wichtig. Habt ihr auch Kennzahlen oder Funktionen rund um Nachhaltigkeit?

Simon: Genau, da sprechen wir gerade mit einem größeren Partner. Sobald wir im Bereich Warenwirtschaft sind, können wir Verbrauchsdaten pro Kilo etc. erfassen. Wenn man das mit einer CO₂-Datenbank verknüpft, wird ESG natürlich spannend. Zusammen mit HR-Daten decken wir auch soziale Aspekte ab.

Marco: Sehr gut. Ich glaube, es geht zwar zuerst um Wirtschaftlichkeit, aber spätestens auf der zweiten oder dritten Ebene kommen ökologische und soziale Nachhaltigkeitsziele dazu. Wenn ich diese Kennzahlen messen und verbessern kann, ist das ein echter Mehrwert.

Simon: Ja. Wir haben eine Vielzahl an Daten, die man für spannende neue Dinge nutzen kann. Wenn man sie einmal verknüpft hat, sind die Möglichkeiten groß.

Marco: Absolut. Lieber Simon, wir sind jetzt fast am Ende der Podcast-Folge angelangt. Gibt es noch ein wichtiges Thema zu Profitize, das wir noch nicht angesprochen haben und das du unbedingt loswerden möchtest?

Simon: Was soll ich sagen – jeder, der interessiert ist, kann sich jederzeit bei uns melden. Auf profitize.io findet man uns, dort kann man einfach auf den Button klicken und eine kostenlose Demo buchen. Die Preise sind auf der Website transparent verfügbar, also jederzeit einsehbar. Wir freuen uns natürlich über jedes weitere Hotel, das sich uns anschließt.

Marco: Absolut. Alle wichtigen Links, die Simon gerade genannt hat, stellen wir auch in die Shownotes und in den Blogbeitrag zu dieser Folge. Lieber Simon, vielen Dank für das Gespräch.

Simon: Ja Marco, vielen Dank dir. Es hat mich sehr gefreut.